Jeder Auftrag befindet sich immer in einem Status. Standartmäßig sind folgende Status bereits angelegt:
eingegangen, in Bearbeitung, zur Klärung, an Versand, OK -abgeschlossen, Storno
Über den Status können Sie schnell Ihre Aufträge in Auftragslisten und Reportings filtern und dies auch selbstverständlich mit anderen Filtern kombinieren. So kann jeder Bearbeiter sich schnell genau einen Überblick über seinen eventuellen Bereich verschaffen bzw. sieht genau die Aufträge, die für Ihn relevant sind.
Definieren Sie Ihren eigenen Workflow: Es können beliebige eigene Status angelegt werden. Jedem Status können Sie auch eine eigene Farbe zuordnen, die Ihnen viel Übersicht in Listen und anderen Bereichen verschafft. Außerdem wird bei jedem Statuswechsel der Zeitpunkt und Benutzer mitprotokolliert, damit ein einfaches Nachvollziehen von Sachverhalten möglich ist.
Zu jedem Statuswechsel können Sie auch eigene Aktionen (Email versenden nach Vorlagen, Geldtransaktionen (z.B. Lastschriften, etc.) einleiten, etc.) konfigurieren, die dann automatisch im Hintergrund zu dem entsprechenden Auftrag durchgeführt werden.
Um Eingabe- und Workflow-Fehler durch Mitarbeiter zu reduzieren, kann zusätzlich über eine Matrix definiert werden von welchem jeweiligen Status in welchen möglichen Folgestatus ein Auftrag wechseln darf. Das schafft ein hohes Maß an Prozesssicherheit und minimiert zusätzlichen Fehlerbehebungsaufwand.
Ebenso können automatische, zeitliche Statuswechsel definiert werden, die ausgelöst werden, wenn ein Auftrag länger als erlaubt in einem Status verweilt.
Mögliche einfache Anwendungsszenarios:
- Sie benutzen diese Feature gar nicht, alle Aufträge werden lediglich aufgenommen.
- Wenn Sie einen Auftrag bzw. Bestellung ausgeführt haben, wechseln Sie ihn einfach in einen Status, wie z.B. 'OK ? Auftrag erledigt'.
Mögliche Profi-Anwendungsszenarios:
Geht ein Auftrag über in ein etwaigen 'zum Versand'-Status können die zuvor hinterlegten Zahlungsdaten (Lastschriften, Kreditkarten) vollautomatisch über das Payment-Gateway ausgelöst werden und das Geld eingezogen werden.
Mehrstufige eBay-Bestätigungsmails: Hat ein eBay-Käufer auf seine erste Bestätigungs-Aufforderung nicht reagiert, wechselt sein Auftrag bspw. nach 48h in eine zweite Auftragsstatus-Stufe, wobei automatisch eine weitere Aufforderungsemail an ihn gesendet wird. Nimmt er diese ebenfalls Aufforderung nicht wahr, könnte automatisch nach weiteren 24h sein Auftrag in einen normalen internen Bearbeitungsstatus überführt werden und dadurch in den normalen Auftragsausführungsablauf eingegliedert werden.
Automatische Gutschriftserzeugung: Beim Wechsel eines Auftrags bspw. in einen etwaigen 'Storno'-Status kann automatisch ein weiterer Gutschriftsauftrag zu diesem Kunden erzeugt werden, der wieder einzeln weiter bearbeitet werden kann.
Angebots-Status: Erstellen Sie selbst einen Auftrag über das Backend, lassen Sie es automatisch an Ihren Kunden emailen. Bei Angebotsannahme durch Ihren Kunden brauchen Sie nur noch einen Klick und der Auftrag läuft weiter durch das System.
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